Title: Утвержден
Author: lukjanova
Last saved by: Admin
Company: SPecialiST RePack

АДМИНИСТРАЦИЯ КРИВОШЕИНСКОГО РАЙОНА 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

27.12.2018                                                                                                                                         № 670 
с. Кривошеино
Томской области

Об утверждении Порядка ведения личных дел муниципальных служащих, лиц, замещающих муниципальную должность, работников, исполняющих обязанности по техническому обеспечению деятельности органов местного самоуправления Кривошеинского района, а также рабочих Администрации Кривошеинского района 
(в редакции постановления Администрации Кривошеинского района от 22.01.2019 №35)

          В соответствии со статьёй 87 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 2 марта 2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Законом Томской области 11 сентября 2007 № 198-ОЗ «О муниципальной службе в Томской области», с целью хранения и использования персональных данных, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, лиц, замещающих муниципальную должность, работников, исполняющих обязанности по техническому обеспечению деятельности органов местного самоуправления Кривошеинского района, а также рабочих Администрации Кривошеинского района, 

ПОСТАНОВЛЯЮ
1.	Утвердить Порядок ведения личных дел муниципальных служащих, лиц, замещающих муниципальную должность, работников, исполняющих обязанности по техническому обеспечению деятельности органов местного самоуправления Кривошеинского района, а также рабочих Администрации Кривошеинского района согласно приложению к настоящему постановлению.  
   2. Признать утратившим силу постановление Главы Администрации от 12.07.2002 № 273 «Об утверждении порядка ведения личных дел муниципальных служащих».
   3. Настоящее постановление вступает в силу с даты его подписания.
         4. Настоящее постановление опубликовать в сборнике нормативных актов Администрации Кривошеинского района и разместить на официальном сайте муниципального образования Кривошеинский район в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
         5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить управляющего делами Администрации Кривошеинского района.

Глава Кривошеинского района                                                                                        С.А.Тайлашев
(Глава Администрации)							

Караваева Евгения Анатольевна
2 11 81
Прокуратура, Управделами
                                                                                                                             
                                                                                                                              Приложение к постановлению
     Администрации Кривошеинского      
     района от 27.12.2018 № 670

Порядок ведения личных дел муниципальных служащих, лиц, замещающих муниципальную должность, работников, исполняющих обязанности по техническому обеспечению деятельности органов местного самоуправления Кривошеинского района, а также рабочих Администрации Кривошеинского района

1. Общие положения
1. Ведение, хранение и использование личных дел муниципальных служащих, лиц, замещающих муниципальную должность Администрации Кривошеинского района (далее – муниципальных работников), работников, исполняющих обязанности по техническому обеспечению деятельности органов местного самоуправления Кривошеинского района, а также рабочих Администрации Кривошеинского района (далее – работников) осуществляется специалистом, к должностным обязанностям которого отнесены вопросы кадровой работы в Администрации Кривошеинского района в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» и настоящим Порядком.

2. Ведение личного дела муниципального служащего, лица, замещающего муниципальную должность, работника Администрации Кривошеинского района

2. В обязанности специалиста, осуществляющего ведение личных дел муниципальных работников и работников Администрации Кривошеинского района и обработку их персональных данных, входит:
а) формирование личного дела муниципальных работников и работников Администрации Кривошеинского района при поступлении (назначении) на должность муниципальной службы и приёма на работу;
б) приобщение документов, перечисленных в п. 29 к личным делам муниципальных работников, перечисленных в п. 30 к личным делам работников Администрации Кривошеинского района;
в) обеспечение сохранности личных дел, персональных данных, содержащихся в личных делах (включая информацию на электронных носителях) во избежание несанкционированного доступа к ним, их передачи, а равно их случайного или несанкционированного уничтожения, изменения или утраты;
г) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах, в соответствии с федеральными законами Российской Федерации, Трудовым договором, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
д) ознакомление муниципальных работников и работников Администрации Кривошеинского района с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципальных работников и работников Администрации Кривошеинского района и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
е) иные обязанности, вытекающие из содержания работы по обработке персональных данных и ведению личных дел.
3. Личное дело муниципального работника Администрации Кривошеинского района, формируется после заключения трудового договора и ведётся на протяжении периода прохождения муниципальной службы. 
Личное дело работника Администрации Кривошеинского района формируется после заключение трудового договора и ведётся на протяжении периода работы. 
4. В личное дело муниципального работника Администрации Кривошеинского района, включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, её прохождением и увольнением с муниципальной службы.
В личное дело работников Администрации Кривошеинского района включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с приёмом на работу, её прохождением и увольнением.
5. Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных работников и  работников Администрации Кривошеинского района, иные сведения, содержащиеся в личных делах, относятся к сведениям конфиденциального характера, а в случаях, установленных федеральными законами Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
6. Ведение нескольких личных дел на муниципальных работников и работников Администрации Кривошеинского района не допускаются.
7. Личные дела подлежат регистрации в журнале учёта личных дел по форме согласно приложению № 1 к настоящему Порядку. Номер личного дела при регистрации определяется как порядковый номер. Журнал учета личных дел должен быть прошнурован, пронумерован, скреплён печатью и подписью ответственного за ведение кадровой работы.
В случае получения личного дела муниципального служащего из другого органа местного самоуправления (в том числе из другого муниципального образования) его ведение продолжается кадровой службой по новому месту замещения должности муниципальным служащим с присвоением личному делу муниципального служащего нового регистрационного номера в установленном порядке.
При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в ином органе местного самоуправления либо при поступлении на государственную гражданскую службу специалист, к должностным обязанностям которого отнесены вопросы кадровой работы в Администрации Кривошеинского района передаёт личное дело муниципального служащего с нарочным под роспись или пересылает заказным письмом кадровой службе по новому месту работы.
Передача личного дела муниципального служащего производится по письменному запросу руководителя соответствующего органа местного самоуправления.
При подготовке к передаче личное дело муниципального служащего оформляется в следующем порядке:
- в начало личного дела муниципального служащего помещается опись документов, которая завершается итоговой записью.
- в конец личного дела помещается лист ознакомления с личным делом муниципального служащего (приложению № 2) и нумеруется по порядку.
При передаче личного дела муниципального служащего в другой муниципальный орган или архив в журнале учёта личных дел в графе «Примечание» указывается наименование органа местного самоуправления, куда передано личное дело, и дата его передачи.
В освободившуюся папку под тем же номером помещается личное дело иного муниципального работника или работника Администрации Кривошеинского района.
8. Все документы личного дела брошюруются и помещаются  в папку с титульным листом (приложение 3), нумеруются в правом верхнем углу. На титульном листе указывается номер в соответствии с его регистрационным номером в журнале учета личных дел. В случае получения личного дела муниципального служащего из другого органа местного самоуправления его ведение продолжается с присвоением личному делу нового регистрационного номера в установленном порядке.
Опись документов, находящихся в личном деле (далее - опись) составляется на отдельном листе по форме согласно приложению 4 к настоящему Порядку. Опись должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количество листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, с указанием причины изъятия.
Опись заполняется одновременно с формированием личного дела и затем заполняется при каждом внесении в личное дело новых документов.
Опись помещается в начало личного дела и не нумеруется до момента передачи личного дела в другой орган местного самоуправления или архив Администрации Кривошеинского района. 
При подготовке личных дел к передаче на хранение в архив Администрации Кривошеинского района на описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в личное дело документов и количество листов личного дела. Опись подписывается специалистом, ответственным за ведение личных дел с указанием должности, расшифровки подписи и даты.
9. К личному делу приобщаются оригиналы документов либо, в установленных случаях, копии либо выписки из них.
Все исправления, внесенные в документы личного дела, должны быть заверены подписью специалиста, ответственного на ведение личных дел и соответствующей печатью.
10. Личные дела хранятся отдельно от других дел  в кабинете управляющего делами в специально оборудованном сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения или несанкционированного использования.
11. Личные дела, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
12. Персональные данные муниципальных работников могут предоставляться в установленном законодательством и муниципальными правовыми актами порядке средствам массовой информации.
Средствам массовой информации по их обращениям могут предоставляться следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих:
- декларированный годовой доход;
- перечень объектов недвижимости, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;
- перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности.
Указанные сведения предоставляются на основании данных, имеющихся у специалиста, к должностным обязанностям которого отнесены вопросы кадровой работы на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.
Во исполнение законодательства о персональных данных в предоставляемых средствам массовой информации сведениях не указываются:
- иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего, кроме указанных выше;
- данные о супруге, детях и иных членах семьи муниципального служащего;
- данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации муниципального служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;
- данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;
- информация, отнесенная к государственной тайне или являющаяся конфиденциальной.
13. Ознакомление муниципального работника и работника Администрации Кривошеинского района с документами своего личного дела проводится в присутствии специалиста, ответственного за ведение личных дел муниципальных работников и работников Администрации Кривошеинского района. 
Ознакомление проводится не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального работника или работника Администрации Кривошеинского района и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Факт ознакомления с личным делом удостоверяется личной подписью муниципального работника или работника Администрации Кривошеинского района в листе ознакомления с личным делом с указанием даты ознакомления.
Личное дело на руки муниципальному работнику или работнику Администрации Кривошеинского района во временное пользование не выдается.
14. Лицам, имеющим доступ к персональным данным, содержащимся в личных делах, может осуществляться выдача личных дел для ознакомления. При этом делается запись в контрольном журнале выдачи личных дел (по форме согласно приложению 5 к настоящему Порядку) с указанием даты выдачи и возврата личного дела, а также подписи лица, запросившего личное дело. Срок ознакомления с документами личного дела не должен превышать одного рабочего дня.
15. В личном деле, выданном для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в записях и документах, вносить новые записи, извлекать содержащиеся в нём документы или приобщать к нему новые документы.
16. Лицо, получившее личное дело для ознакомления, несёт персональную ответственность за сохранность содержащихся в нём документов, а также за незаконное разглашение конфиденциальной информации, ставшей ему известной по результатам ознакомления с личным делом.
17. Специалист, ответственный за ведение личных дел в конце рабочего дня обязан проверить наличие в местах хранения всех личных дел, выданных для ознакомления, принять меры к их возврату, а также убедиться в сохранности документов, приобщённых к этим делам.
18. Муниципальные работники, работники Администрации Кривошеинского района имеют право на ознакомление со всеми материалами личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.
19. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации муниципальный работник, работник Администрации Кривошеинского района имеет право на получении копии документа, содержащегося в его личном деле, на основании письменного заявления на имя работодателя. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом, и предоставляться работнику безвозмездно в течение трёх рабочих  дней со дня подачи заявления.
20. Муниципальные работники, работники Администрации Кривошеинского района обязаны своевременно информировать специалиста, в должностные обязанности которого входят вопросы кадровой работы  обо всех изменениях сведений, подлежащих внесению в личное дело в соответствие с настоящим Порядком, не позднее 10 дней после их наступления.
21. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нём документов, не предусмотренных настоящим Порядком, не допускается. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях с разрешения Главы Кривошеинского района (Главы Администрации). На место изъятого документа вкладывается справка (заявление) с указанием причин изъятия и подписью лица, разрешившего изъятие документа.
22. После увольнения муниципального служащего, работника Администрации Кривошеинского района его личное дело извлекается из данной папки, и хранятся у управляющего делами Администрации Кривошеинского района в течение 10 лет со дня увольнения, после чего передаются в архив Администрации Кривошеинского района.
23. После увольнения лица, замещающего муниципальную должность, его личное дело извлекается из данной папки, и хранится в архиве Администрации Кривошеинского района в течение 5 лет со дня увольнения, после чего передаются в муниципальный архив Администрации Кривошеинского района.
24. Если гражданин, личное дело которого хранится в Администрации Кривошеинского района, поступит на муниципальную службу вновь, его личное дело, при получении запроса, подлежит передаче Администрацией Кривошеинского района в орган местного самоуправления по месту замещения должности муниципальной службы.
25. Личные дела муниципальных служащих, работников Администрации Кривошеинского района, умерших, признанных безвестно отсутствующими, объявленных умершими в установленном порядке в период прохождения ими муниципальной службы, работы в Администрации Кривошеинского района, хранятся в течение 10 лет со дня прекращения трудового договора, после чего передаются в архив Администрации Кривошеинского района.
26. Личные дела лиц, замещающих муниципальную должность Администрации Кривошеинского района, умерших, признанных безвестно отсутствующими, объявленных умершими в установленном порядке в период прохождения ими муниципальной службы в Администрации Кривошеинского района, хранятся в течение 5 лет со дня прекращения трудового договора в архиве Администрации Кривошеинского района, после чего передаются в муниципальный архив Администрации Кривошеинского района.
27. Личные дела включаются в Номенклатуру дел Администрации Кривошеинского района, утвержденную в установленном порядке, под наименованием «Личные дела».

3. Состав документов, включаемых в личное дело

28. При формировании личного дела в него включаются документы, отражающие процесс поступления на муниципальную должность, процесс назначения на должность муниципальной службы,  приём на работу,  ёё прохождения и выполнение обязанностей по этой должности.
В процессе прохождения муниципальной службы или работы личное дело дополняется иными документами.
Формирование личных дел осуществляется в соответствии с Основными Правилами архивов. 
29. В личное дело муниципального работника в соответствии с пунктами 16, 17 Указа Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», статьёй 65 Трудового кодекса Российской Федерации, включаются следующие документы:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;
б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
е) копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
з) копия акта органа местного самоуправления о назначении на должность муниципальной службы;
и) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
к) копии актов органа местного самоуправления о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;
л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
м) копия акта органа местного самоуправления об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы, о расторжении трудового договора или его приостановлении;
н) аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
о) квалификационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина муниципальной службы Российской Федерации;
п) копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина муниципальной службы Томской области (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
р) копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
с) копии решений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;
у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;
ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;
х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;
щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральными законами.
у) сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых муниципальным служащим, гражданином Российской Федерации, претендующим на замещение должности муниципальной службы, размещались общедоступная информация, а также данные, позволяющие его идентифицировать;
ф) иные документы, предусмотренные федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
30. В личное дело работника Администрации Кривошеинского района в соответствии со статьёй 65 Трудового кодекса Российской Федерации, включаются следующие документы:
а) заявление;
б) копия актов органа местного самоуправления о приёме на работу;
в) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
г) копии актов органа местного самоуправления о переводе работника на иную должность, о временном замещении им иной должности;
д) копия акта органа местного самоуправления о расторжении трудового договора или его приостановлении;
е) копии решений о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
31. Запрещается сбор и внесение в личные дела сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни муниципальных работников и работников Администрации Кривошеинского района.
32 Личное дело оформляется в недельный срок после поступления гражданина на муниципальную службу или приёма на работу.

Приложение 1 к Порядку ведения
личных дел муниципальных служащих, лиц, замещающих муниципальную службу, работников Администрации Кривошеинского района
     Администрации Кривошеинск     
     района от   00.12.2018 №

   

Журнал учёта личных дел

№ п/п | Номер личного дела | Ф.И.О. | Замещаемая должность | Дата приёма | Дата освобождения от занимаемой должности, дата увольнения | Дата и основание передачи личного дела, куда передано | Примечание

Приложение 2 к Порядку ведения
личных дел муниципальных служащих, лиц, замещающих муниципальную службу, работников Администрации Кривошеинского района
     Администрации Кривошеинск     
     района от   00.12.2018 №

Лист ознакомления с личным делом 
________________________________________________________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

С личным делом ознакомлен «___» ____________20___ года    Подпись __________________

Приложение 3 к Порядку ведения
личных дел муниципальных служащих, лиц, замещающих муниципальную службу, работников Администрации Кривошеинского района
     Администрации Кривошеинск     
     района от   00.12.2018 №

Форма титульного листа личного дела

_________________
(номер дела по номенклатуре дел)

__________________________________________________________________________________________________________
(наименование органа местного самоуправления)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО №______

______________________________________________________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)

                                                                                      НАЧАТО: _________________20___года

                                                                                       ОКОНЧЕНО: _________________20___года

СРОК ХРАНЕНИЯ 50 ЛЕТ

Приложение 4 к Порядку ведения
личных дел муниципальных служащих, лиц, замещающих муниципальную службу, работников Администрации Кривошеинского района
     Администрации Кривошеинск     
     района от   00.12.2018 №

	
Опись документов, имеющихся в личном деле
_________________________________________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)

№ п/п | Дата включения документа в личное дело | Наименование документа | Количество листов | Дата изъятия документа | Кем изъят и по какой причине
Итого: | | | | |

ИТОГО документов: __________________________________________________
                                                                                               (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи: __________________________________________________
                                                                                                                                                    (цифрами и прописью)

Должность лица, составившего внутреннюю опись документов дела ________________________
__________________   ________________________________________________
        (подпись)                                                              (расшифровка подписи)

Личное дело сформировано ________________ 20___года
Подпись ____________________

Приложение 5 к Порядку ведения
личных дел муниципальных служащих, лиц, замещающих муниципальную службу, работников Администрации Кривошеинского района
     Администрации Кривошеинск     
     района от   00.12.2018 №

Журнал учёта выдачи личных дел

№ п/п | Номер личного дела | Ф.И.О. | Ф.И.О. лица, принявшего дело | Отметка о приёме (дата, подпись) | Отметка о возвращении (дата, подпись) | Примечание